MAKALAH

SURAT MENYURAT

Disusun Sebagai Tugas Kelompok

Mata Kuliah Bahasa Indonesia

Disusun Oleh Kelompok 11:

Ajeng Ratika (1532100078)

Apri Wibowo (15321000)

Desi Ambarwati (1532100098)

Dosen Pengampu: KMS. Masud Ali, M.Pd

UNIVERSITAS ISLAM NEGRI RADEN FATAH PALEMBANG

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

TAHUN 2015/2016

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji hanya milik Allah azza wajal, shalawat seiring salam semoga selalu tercurah kepada Nabi akhir zaman yakni Muhammad Saw. Keluarga, sahabat dan seluruh umatnya yang setia dan istiqomah berada di atas ajarannya hingga hari kiamat.

Penulis sangat bersyukur karena berkat rahmat dan karuniaNyalah penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Surat Menyurat”.

Penyusunan makalah ini sebagai tugas dari mata kuliah Bahasa Indonesia Program Studi Pendidikan Agama Islam Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang. Dalam penyusunan makalah ini penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan dan kesalahan sehingga penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini. Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada dosen pengampu mata kuliah Bahasa Indonesia yang telah memberikan materi perkuliahan serta arahannya, mudah-mudahan Allah SWT. Membalas atas semua bantuan yang telah diberikan dengan tulus dan ikhlas. Penulis berharap makalah ini berguna bagi kita semua amin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Akhirul kalam,

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Palembang, 9 Desember 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..........................................................................................................i

DAFTAR ISI............................................................................................................ii

BAB I.......................................................................................................................1

PENDAHULUAN....................................................................................................1

BAB II......................................................................................................................2

PEMBAHASAN......................................................................................................2

A. PENGERTIAN SURAT...............................................................................2

B. JENIS-JENIS SURAT.................................................................................4

C. BAGIAN SURAT......................................................................................11

D. BAHASA SURAT.....................................................................................17

BAB III...................................................................................................................23

PUNUTUP.............................................................................................................23

A. Kesimpulan................................................................................................23

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................24

BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian Surat

Surat adalah sejenis karangan (komposisi) paparan. Didalam paparan pengarang menemukan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan diserahkannya. Komunikasi tertulis dapat dilakukan dengan macam-macam cara, salah satunya adalah dengan surat[1].

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Edisi kedua cetakan ketiga tahun 1994, kata surat mempunyai arti kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan atas sesuatu yang ditulis. Pengertian surat seperti ini adalah pengertian surat secara umum. Sementara itu pengertian surat dalam lingkup administrasi ialah suatu alat komunikasi untuk menyampaikan informasi atau warta seara tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya[2].

Pengertian surat menurut beberapa ahli, sebagai berikut:

Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa : ”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”[3].

Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa definisi Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”.

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan bahwa: ”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu”[4].

Menurut S. Hidajat, surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain

Menurut Prajudi Atmosudirdjo, surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi

Menurut Diana Nababab, surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya

Menurut Djoko Purwanto, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis[5].

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat:

Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas/lebih.
Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.
Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan.
Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat.
Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari perusahaan/kantor yang bersangkutan[6].

Jenis-jenis Surat

Ada berbagai jenis-jenis surat, tentunya berdasarkan kriteria tertentu. Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut.

a. Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos[7].

2. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

3. Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

4. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

b. Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan[8].

2. Surat Resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

c. Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

2. Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.

3. Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti[9].

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

5. Surat Dinas

Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

6. Surat Pengantar

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

d. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1. Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari “Sangat Rahasia”. Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari “Sangat Rahasia Sekali” serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran[10].

2. Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari “Rahasia” atau “Rahasia Sekali” serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

3. Surat Konfidensial

Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

e. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

1. Memorandum/ Memo

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan[11].

2. Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

f. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1. Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

2. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju[12].

g. Berdasarkan Penyelesaian Surat

1. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

2. Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

3. Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

h. Berdasarkan Pengertian Umum

1. Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

2. Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain[13].

3. Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu[14].

Bagian Surat

Surat memiliki bagian-bagian tersendiri dalam bentuknya. Surat hendaknya disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku umum di masyarakat[15].

Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:

a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.

b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.

c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.

d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.

e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.

f) Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat[16].

Bagian surat pada umumnya terdiri dari Kop Surat, Leher Surat, Badan Surat, dan Kaki Surat. Berikut ulasan bagian surat beserta fungsinya:

Kop Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan identitas awal dari sebuah surat. Pada umumnya organisasi/badan atau perusahaan mempunyai kertas kop surat yang sudah tercetak, sehingga dalam menyusun surat mereka hanya tinggal mengetikkan isi suratnya saja.

Bagian Kop Surat meliputi hal-hal dibawah ini:

Nama badan/organisasi atau perusahaan
Alamat Lengkap
Logo perusahaan
Nomor telepon, kode pos, alamat email, website
Nama kantor cabang (jika ada)
Jenis usaha

Kepala surat tersebut dapat dicetak sedemikian rupa demi ke artistikan suatu perusahaan tersebut, adapun fungsi kop surat tersebut adalah sebagai berikut:

Sebagai Identitas

Pada kepala surat selalu akan menampilkan identitas perusahaan pengirimnya. Biasanya hal yang paling mencolok adalah bentuk logo perusahaan itu sendiri, dimana logo perusahaan akan berbeda antara satu dengan lainnya. Logo atau lambang tersebut akan menjadi identitas tersendiri bagi perusahaan.

Pemberi Informasi

Pada kop surat akan mencantumkan nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap dengan nomor telepon, email ataupun alamat website perusahaan. Data ini merupakan informasi lengkap bagi konsumen maupun calon konsumen yang ingin berhubungan dengan perusahaan[17].

Alat Promosi

Dengan melihat informasi yang terdapat dalam kop surat baik alamat, lambang, atau jenis usaha yang dijalaninya maka hal ini sebenarnya berfungsi sebagai iklan atau alat promosi bagi perusahaan tersebut.

Leher Surat

Leher surat berisi hal-hal berikut:

Tanggal Surat
Nomor Surat
Lampiran
Hal/perihal
Sifat surat
Alamat tujuan

Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi menunjukkan tanggal berapa, hari apa dan bulan apa surat tersebut ditandatangani. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut:

mempermudah penetapan waktu membalas surat
mempermudah pengingat bagi penerima surat
sebagai referensi bagi tugas administrasi

Nomor Surat

Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut

referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
petunjuk unit atau departemen asal surat
mengetahui jumlah surat keluar pada priode tertentu
memudahakan pengaturan dan pencarian bila diperlukan kembali[18]

Perihal Surat

Perihal atau hal adalah petunjuk mengenai isi pokok surat. Perihal berfungsi sebagai:

simpulan isi surat
memudahkan penerima mengetahui pokok permasalahan
petunjuk bagi petugas administrasi, filling dan kearsipan.

Lampiran

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat.

Alamat yang Dituju

Fungsi alamat surat adalah sebagai berikut:

petunjuk bagi penerima surat
petunjuk bagi petugas administrasi

Badan Surat

Badan surat memiliki bagian penting dalam surat yang utuh, dimana badan surat merupakan inti dari suatu surat yang dikirim kepada instansi lain. Badan surat memiliki bagian sebagai berikut:

Salam Pembuka
Kalimat Pembuka
Isi Surat
Kalimat Penutup[19]

Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salam penghormatan dan pertanda pembicaraan pada isi surat akan segera dimulai. Kata-kata yang sering digunakan pada salam pembuka umumnya adalah:

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Dengan hormat,

Salam bahagia,

dan sebagainya

Kalimat Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi pokok pembicaraan dalam surat. Mesikipun terlihat mudah dalam pembuatan kalimat pembuka ini, ternyata masih banyak orang yang kesulitan menemukan kata awal dalam pembuatan kalimat terbuka.

Isi Surat

Isi surat adalah uraian mengenai maksut surat itu ditulis. Atau dengan kata lain, isi surat merupakan masalah utama yang hendak dikemukakan. Sebaiknya dalam menulis isi surat harus dengan jelas, runtut, dan tidak bertele-tele.

Kalimat Penutup

Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan, pengharapan, dan pengarahan[20].

Kaki Surat

Kaki surat merupakan bagian akhir dari sturuktur surat, kaki surat berisi hal berikut dibawah ini:

Salam Penutup
Nama Jabatan Penanda tangan
Tanda Tangan
Nama Lengkap Penanda tangan
Tembusan
Stempel Organisasi
Inisial pembuat surat

Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda selesainya pembicaraan dan surat sudah siap untuk ditandatangani. Selain itu salam pentutp juga berfungsi sebagai penghormatan.

Jabatan Penanda tangan

Jabatan penanda tangan surat harus dicantumkan pada surat resmi agar dapat diketahui siapa yang mengirimkan surat tersebut.

Singkatan (Inisial)

Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa pengetik surat tersebut. Dalam surat dinas pemerintahan, penulisan surat tidak diperlukan. Surat cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk aslinya tidak perlu diparaf[21].

Bahasa Surat

Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan mengggunakan Bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat serta jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut.

Ø Hindari kalimat yang penjang dan berbelit-belit

Ø Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipai

Ø Tempatkan tanda baca dengan tepat

Ø Gunakan ejaan yang benar

Ø Gunakan singkatan yang umum dipakai[22]

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).

1) Ejaan

Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.
a. Penulisan huruf
Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan[23].

Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto
Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir
Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin
Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak
Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.
Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.
Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.
Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.
Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari[24].
Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun.

Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.
Contoh:
Management = Manajemen Apotheek= Apotek
Kwitantie = Kuitansi Psychology= Psikologi

2) Tanda baca
Tanda titik
Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln
Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.
Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.
Tanda koma
Tanda koma dapat digunakan untuk:

Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.
Merinci hal yang lebih dari dua[25].

Tanda titik dua

Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

Tanda garis miring

Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan[26].

Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :

1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti asrtinya oleh penulis surat

2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut
3. Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor yaitu :

a. kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.

b. persoala yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainya[27].

Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:

1. Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim

2. Ringkas

Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.

3. Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

4. Sopan

Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:

a. Kalimat bervariasi

b. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus

c. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti

d. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)[28]

5. Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.

Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

Ø Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

Ø Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

Ø Mengetahui posisi dan bidang tugasnya[29].

Ø Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas/lebih dan surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan.

Jenis-jenis surat berdasarkan dari:

a. Berdasarkan Pembuatan Surat

b. Berdasarkan Pesan Surat

c. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

d. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

e. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

f. Berdasarkan Penyelesaian Surat

g. Berdasarkan Pengertian Umum

Bagian-bagian surat terdiri atas, yakni sebagai berikut:

Kop Surat
Leher Surat
Badan Surat
Kaki Surat

Bahasa surat mengguanakan bahasa yang praktis dan efektif. Mengunakan kata-kata yang tepat, kalimat yang tidak berbelit-belit, tanda baca yang tepat, ejaan yang benar, singkatan yang lazim digunakan dalam menulis surat, sederhana, sopan, ringkas serta menarik.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-surat-fungsi-jenis-menurut.html

http://www.pendidikanmu.com/2015/04/pengertian-surat-menurut-kamus-besar.html

http://www.lepank.com/2012/08/pengertian-surat-menurut-beberapa-ahli.html

http://www.zonasiswa.com/2014/01/jenis-jenis-surat-lengkap.html

http://anugerahdino.blogspot.co.id/2014/09/bagian-bagian-surat-beserta-fungsinya.html

http://distiii.blogspot.co.id/2014/04/bagian-bagian-surat.html

http://blogsukrihsb.blogspot.co.id/2012/02/macam-macam-surat-dan-bahasa-surat.html

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/penggunaan-tata-bahasa-dalam-surat-menyurat/